1. INTRODUCCIÓN Y FINALIDAD

Éste documento, surge como a propuesta específica por el Cliente, de modo que dertermina las condiciones económicas y de servicio en el ámbito de la adecuación a las Normas de Privacidad, concretamente la Ley Calificada 29/2021 de Protección de Datos de Andorra (en adelante “LQPDP”).

La LQPDP, relativa a la protección de las personas físicas en cuanto al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de éstas, imponen a las empresas que las tratan una serie de obligaciones para garantizar que se respeten los derechos de las personas afectadas reconocidas en esta ley.

La constante e imparable evolución tecnológica de nuestra sociedad es un hecho innegable que configura y provoca cambios significativos en nuestra vida cotidiana. Esta evolución tecnológica genera importantes cambios sociales. Indudablemente, las nuevas tecnologías se han convertido en una parte intrínseca de nuestra vida. Esta situación requiere que tanto los ciudadanos como los legisladores de todos los países se mantengan al día y propongan cambios que salvaguarden y garanticen las libertades y derechos individuales de los ciudadanos. En 2021, se promulgó la LQPDP y se aprobó en 2022 su Reglamento de aplicación. La LQPDP entró en vigor en mayo de 2022 y establece nuevas obligaciones para quienes manipulan datos personales.

Atendiendo a la normativa de aplicación y a las conversaciones mantenidas, es la nuestra entendimiento que el Cliente tiene como objetivo relevante proceder al cumplimiento del principio de Responsabilidad Proactiva que emana de esta novedosa legislación, garantizando que la organización en materia de privacidad, esté perfectamente adecuada, contratante los servicios más profesionales necesarios a tal efecto, que garanticen ese cumplimiento.

Por tal de llevar a cabo la finalidad de esta Propuesta, desde de COMPLIANCE 360, SL (en adelante “XPERT”) aportaremos todo el nuestro conocimiento y saber hacer y llevaremos las tareas y cometidos necesarios para lograrlo.

Este documento determina no sólo los costes de la revisión, el servicio de Auditoría, la Evaluación de Impacto de los tratamientos susceptibles y el Análisis de Riesgo, sino también las condiciones y necesidades de recogida de información para la realización de un proyecto de esa índole, definiendo así los modos de actuación para el Cliente. Igualmente planteamos el servicio específico de Delegado de Protección de Datos (DPO) como servicio adicional aunque no sea legalmente obligatorio.

2. XPERT

XPERT es una consultoría especializada en un amplio abanico de disciplinas legales y en asesoría por el CUMPLIMIENTO NORMATIVO empresarial, ofreciendo servicios y soluciones específicas, para la adaptación y adecuación en el cumplimiento de las normativas, principalmente en el ámbito Legal- Tech , así como la defensa de los derechos personales de los afectados.

Con la experiencia acumulada de más de 20 años de nuestros asesores en el sector jurídico, tanto en Andorra como en la Unión Europea, así como en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), somos una referencia al integrar los ámbitos jurídico, técnico y económico, ofreciendo soluciones legales personalizadas según las necesidades presentadas.

XPERT aporta no sólo conocimiento y background sino a más, los reconocimientos, y certificaciones oficiales internacionales en RGPD, para llevar a cabo el desarrollo exitoso de los proyectos. Disponemos del equipo humano, conocimiento, experiencia, metodología y herramientas necesarias para asegurar el éxito de proyectos de cualquier tamaño y alcance.

Nuestra filosofía se centra en la atención personalizada a nuestros clientes, con la ambición de establecer relaciones de largo plazo, con el objetivo fundamental de involucrarnos en ayudarles a crear valor sostenible.

3. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS

XPERT proporciona un servicio integral específicamente diseñado para el cumplimiento de la normativa de privacidad, incluyendo asesoramiento, gestión y mantenimiento técnico-legal para la adaptación y actualización de empresas y profesionales según la LQPDP, entre otros, incluyendo la formación del responsable, el acceso a consultoría y la realización de las auditorías que obliga a la nueva legislación vigente.

XPERT utiliza sus conocimientos para guiar a los clientes a través del proceso de adaptación a la LQPDP, optimizando la seguridad de los sistemas informáticos y la organización de la documentación, actuando como repositorio de evidencias a través de un software específico diseñado por cubrir todas las necesidades requeridas.

El objetivo del servicio es alcanzar un compromiso de confidencialidad entre la organización y las personas que le han cedido sus datos personales, protegiéndolos ante cualquier riesgo derivado del incumplimiento de la normativa, motivados por las denuncias y sanciones que se puedan derivar.

Adaptación / Revisión y actualización a las normas

• Recogida, comprobación e introducción de datos en una aplicación on-line específica .

• Auditoría de los sistemas de seguridad implantados por cumplir con la normativa de privacidad.

• Estructuración técnico- organizativa de la organización por departamentos o centros de servicio.

• Identificación de los archivos y tratamientos de datos.

• Adopción de las medidas de seguridad necesarias por cumplir con la normativa vigente.

• Implantación / Revisión del deber de información y ejercicio de los derechos de los interesados a la empresa y en la web.

• Elaboración de contratos de confidencialidad con el personal y las empresas externas.

• Activación del registro de incidencias y peticiones de derechos de los interesados.

Asesoramiento / mantenimiento

• Actualización a los cambios de normativa en protección de datos y nuevas directrices que puedan ir saliendo.

• Revisión y actualización, previo aviso del cliente, de los cambios internos técnico-organizativos y gestión de registros.

• Creación, modificación y eliminación de archivos de datos personales.

• Solución de los requerimientos de los derechos del interesado: acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición.

• Soporte técnico de uso y funcionamiento de la aplicación on line.

• Apoyo legal para resolver cualquier duda e incidencia relativa al cumplimiento de la legislación en protección de datos.

• Procesos de Evaluación de Impacto previos a la implantación de un Tratamiento según prescribe el artículo 32 de la LQPDP, bajo previo aviso del cliente.

• Análisis de Riesgos relativos a los procesos de Evaluación descritos previamente.

4. SERVICIOS DPO

La nueva legislación LQPDP, en sus artículos 38 y 39, introduce una figura innovadora, el Delegado de Protección de Datos (DPO), que, siendo nueva, es reconocida en todas las legislaciones mundiales de protección de datos. Esta figura ofrece garantías de cumplimiento tanto para las empresas obligadas por ley como para las que decidan incorporarla voluntariamente a su organización.

En XPERT ofrecemos un servicio integral de DPO, si así queda convenido en las condiciones particulares, que incluye el mantenimiento y asesoramiento en conformidad con la normativa de privacidad, utilizando el software específico mencionado anteriormente.

Nuestro servicio de DPO tiene como principal objetivo cumplir con la obligación legal de algunas organizaciones de designar esta figura jurídica según la LQPDP. Además, busca establecer un compromiso de confidencialidad entre la organización y las personas o empresas externas que procesan sus datos personales, protegiendo así a la organización ante los riesgos de incumplimiento de la normativa y las posibles consecuencias como denuncias o sanciones.

4.1. Designación del DPO

Según los artículos 38 y 39 de la LQPDP, el responsable o el encargado del tratamiento están obligados a designar a un Delegado de Protección de Datos (DPO) en los siguientes casos:

a) Cuando el tratamiento sea realizado por autoridad u organismo público.

b) Cuando las principales actividades de la empresa impliquen operaciones de tratamiento que, debido a su naturaleza, alcance y/o finalidades, requieran una monitorización habitual y sistemática de los interesados a gran escala.

c) Cuando las principales actividades de la empresa impliquen el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales o de datos relacionados con condenas e infracciones penales.

Además, el responsable o el encargado del tratamiento pueden designar un DPO de forma voluntaria como medida de precaución y/o para reforzar su reputación, con el objetivo de cumplir con sus obligaciones en materia de protección de datos personales.

La designación del DPO será efectiva mediante la firma del formulario correspondiente disponible en la página web de la Agencia Andorra de Protección de Datos, quedando bien entendido que la aceptación de la oferta de XPERT no implica de por sí una designación de DPO.

4.2. Servicio de intervención como DPO

El DPO ejercerá sus funciones con la debida atención a los riesgos asociados a las operaciones de tratamiento realizadas por el cliente, teniendo en cuenta la naturaleza, alcance, contexto y fines del tratamiento. Las principales funciones del DPO incluyen:

• Informar y asesorar al personal del cliente sobre las obligaciones que les incumben en relación con la normativa de privacidad.

• Supervisar y orientar al cliente respecto a:

  • La distribución de responsabilidades entre el personal del cliente.

  • La concienciación y formación del personal involucrado en el tratamiento.

  • La conformidad con la vigente normativa de privacidad.

  • Las políticas y auditorías relacionadas con la protección de datos.

  • Servir de punto de contacto con la Autoridad de control y cooperar con ella.

  • Actuar como interlocutor con los titulares de datos en lo que se refiere al tratamiento de sus datos y el ejercicio de sus derechos.

• En caso de realización de una Evaluación de Impacto sobre la Protección de Datos (DPIA) por parte del cliente, el DPO asumirá funciones como:

  • Asesorar en la elaboración de la Evaluación de Impacto y formar parte del equipo redactor.

  • Gestionar la consulta previa a la Autoridad de control (Agencia Andorrana de Protección de Datos) y realizar su pertinente seguimiento.

  • Supervisar la correcta aplicación de la DPIA.

4.3. Posición del DPO delante el cliente

De acuerdo con lo que prevén los artículos 38 y 39 de la LQPDP, el cliente debe:

• Asegurarse de que el DPO esté involucrado de forma adecuada ya tiempo en todas las cuestiones relacionadas con la protección de datos personales.

• Proporcionar al DPO los recursos necesarios para realizar sus tareas y el acceso a los datos personales ya los procesos de tratamiento.

• Soportar al DPO en su formación continua para mantener su nivel de experiencia especializada.

• Garantizar que el DPO no recibe instrucción alguna respecto al ejercicio de sus funciones y que no puede ser despedido ni sancionado por realizar sus tareas.

• Cerciorarse de que el DPO se reporte al nivel más alto de la jerarquía dentro de la empresa.

5. PRECIO Y DURACIÓN

El precio del servicio propuesto queda definido en las CONDICIONES PARTICULARES.

Todas las tarifas incluidas en las CONDICIONES PARTICULARES se actualizarán automáticamente según el incremento de precios al consumo, publicado por el Departamento de Estadística del Gobierno de Andorra a primeros de cada año natural, con efectos retroactivos desde el inicio del año natural.

XPERT tiene identificadas, por los clientes que no disfrutan de los servicios DPO indicados en el punto 4. de las presente Condiciones Generales, las siguientes categorías de clientes: